Formation Secrétaire Polyvalent.e
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Formation créée le 13/07/2023. Dernière mise à jour le 05/09/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Secrétaire polyvalente est un rôle administratif clé au sein d'une organisation. Les secrétaires polyvalentes sont responsables de nombreuses tâches administratives et de soutien, ce qui en fait des membres essentiels de l'équipe administrative d'une entreprise. Les secrétaires polyvalentes sont souvent les premiers points de contact pour les clients, les fournisseurs et les visiteurs, que ce soit par téléphone, par courrier électronique ou en personne. Ils accueillent les personnes, répondent aux demandes de renseignements et les dirigent vers les membres appropriés de l'organisation. Ils doivent donc avoir d'excellentes compétences en communication et être aimables et professionnels. En plus de la gestion des communications, les secrétaires polyvalentes sont également chargées de la gestion des agendas, des rendez-vous et des réunions. Ils organisent les déplacements et les hébergements, préparent les documents et les présentations nécessaires, et s'assurent que tout est prêt pour les réunions. Ils peuvent également être chargés de la prise de notes lors des réunions et de la rédaction des comptes rendus. Les tâches administratives courantes des secrétaires polyvalentes comprennent la gestion des dossiers et des fichiers, la tenue de l'inventaire des fournitures de bureau, la saisie de données, la préparation de rapports et la gestion de la correspondance. Ils peuvent également être impliqués dans la gestion des ressources humaines, en aidant à la préparation des contrats, à la collecte des heures de travail et à la coordination des congés. Dans certains cas, les secrétaires polyvalentes peuvent également être chargées de tâches financières telles que la gestion des factures, le suivi des dépenses et l'aide à la préparation des budgets. En raison de la nature polyvalente de leur rôle, les secrétaires polyvalentes doivent être organisées, avoir une attention aux détails et être capables de gérer plusieurs tâches en même temps. Ils doivent également posséder de solides compétences en informatique pour travailler avec des logiciels de bureautique tels que les traitements de texte, les tableurs et les bases de données.
Objectifs de la formation
- L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- jeunes diplômés : Les personnes qui souhaitent acquérir des compétences administratives et de secrétariat peuvent être intéressées par une formation de Secrétaire Polyvalente. Cela peut être un moyen d'élargir leurs connaissances et d'augmenter leurs chances d'obtenir un emploi dans le domaine administratif.
- Professionnels en reconversion : Les individus qui cherchent à changer de carrière et qui souhaitent entrer dans le domaine administratif peuvent trouver une formation de Secrétaire Polyvalente utile pour développer les compétences nécessaires à ce type de poste.
- Secrétaires et assistants administratifs : Les personnes déjà en poste dans des fonctions de secrétariat ou d'assistanat peuvent vouloir élargir leurs compétences et améliorer leurs perspectives de carrière en suivant une formation de Secrétaire Polyvalente. Cela leur permettra d'être plus polyvalentes et d'assumer davantage de responsabilités au sein de leur entreprise.
- Demandeurs d'emploi : Les personnes à la recherche d'un emploi dans le domaine administratif peuvent bénéficier d'une formation de Secrétaire Polyvalente pour renforcer leurs compétences et rendre leur profil plus attractif pour les employeurs potentiels.
- Entrepreneurs et travailleurs indépendants : Les personnes qui gèrent leur propre entreprise ou qui travaillent en tant que travailleurs indépendants peuvent trouver une formation de Secrétaire Polyvalente bénéfique pour acquérir les compétences nécessaires à la gestion administrative de leur entreprise.
Prérequis
- Aucun prérequis hormis la maitrise écrite et orale du Français.
Contenu de la formation
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Gestion des tâches administratives : Avoir une solide connaissance des procédures et des tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques, la tenue de l'agenda, la gestion des courriers, la rédaction de documents, la tenue de dossiers, etc.
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Communication : Posséder d'excellentes compétences en communication verbale et écrite pour interagir avec les clients, les collègues et les partenaires commerciaux. Cela inclut la rédaction de courriers, la réponse aux e-mails, la prise de notes lors de réunions, etc.
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Organisation et gestion du temps : Être capable de gérer efficacement les tâches, les priorités et les échéances, ainsi que de coordonner les activités et les rendez-vous.
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Compétences en gestion des documents : Savoir organiser, classer et archiver les documents de manière efficace, et être capable de récupérer rapidement les informations nécessaires.
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Maîtrise des outils de bureautique : Avoir une bonne maîtrise des logiciels couramment utilisés dans un environnement de bureau, tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Suite, la gestion des courriels, etc.
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Compétences en gestion des voyages et des réunions : Être capable de coordonner les voyages d'affaires, de réserver des vols et des hébergements, d'organiser des réunions et d'élaborer des ordres du jour.
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Gestion des relations interpersonnelles : Avoir des compétences pour interagir efficacement avec les clients, les collègues et les partenaires, et maintenir de bonnes relations professionnelles.
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Confidentialité et discrétion : Être capable de traiter des informations confidentielles de manière appropriée et de respecter la confidentialité dans toutes les tâches et les communications.
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Compétences en résolution de problèmes : Être capable de résoudre les problèmes de manière autonome, de prendre des décisions éclairées et de trouver des solutions efficaces.
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Adaptabilité et flexibilité : Être capable de s'adapter rapidement aux changements, de gérer les imprévus et de travailler dans un environnement dynamique.
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Veille technologique : Rester à jour sur les dernières tendances, les nouvelles fonctionnalités et les innovations dans les domaines du commerce et commerce électronique.
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Résolution de problèmes : Avoir la capacité de résoudre les problèmes de manière proactive, de trouver des solutions créatives et de prendre des mesures appropriées en cas de difficultés.
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Gestion des conflits : Être capable de gérer les conflits interpersonnels au sein de l'équipe et de faciliter la résolution de manière constructive.
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Connaissance des opérations commerciales : Avoir une compréhension approfondie des opérations commerciales, des processus internes et des objectifs de l'entreprise.
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Esprit d'équipe : Être capable de travailler en collaboration avec les membres de l'équipe, de favoriser un environnement de travail positif et de contribuer à la réalisation des objectifs communs.
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Compétences en rédaction : Posséder d'excellentes compétences en rédaction pour produire du contenu clair, concis et convaincant, que ce soit pour des communiqués de presse, des articles de blog, des courriels, des rapports, etc.
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Compétences en communication verbale : Avoir une excellente capacité à communiquer de manière claire et efficace à l'oral, que ce soit lors de réunions, de présentations ou d'interactions avec des collègues, des clients ou des médias.
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Maîtrise des outils de communication : Être à l'aise avec les outils de communication couramment utilisés, tels que les logiciels de gestion des médias sociaux, les systèmes de gestion des relations avec les clients (CRM), les plates-formes de gestion des courriels, etc.
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Connaissance des médias et des relations publiques : Avoir une compréhension des médias traditionnels et numériques, ainsi que des techniques de relations publiques pour aider à gérer les relations avec les médias, rédiger des communiqués de presse, organiser des événements médiatiques, etc.
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Compétences en gestion de projet : Être capable de gérer des projets de communication, de planifier les tâches, de suivre les délais, de coordonner les ressources et d'assurer une exécution efficace.
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Compétences en médias sociaux : Avoir une bonne connaissance des plate-formes de médias sociaux populaires ( facebook , instagram , linkedin, twitter, youtube ... ), des meilleures pratiques en matière de marketing des médias sociaux, et être capable de créer et de gérer du contenu sur ces plates-formes.
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Compétences en recherche et analyse : Être capable de mener des recherches approfondies, de collecter des données, de les analyser et de les utiliser pour évaluer l'efficacité des stratégies de communication et proposer des améliorations.
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Compétences interculturelles : Être conscient des différences culturelles et être capable de communiquer efficacement avec des publics diversifiés à l'échelle internationale.
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Support informatique : Avoir une connaissance des systèmes informatiques, des logiciels et des réseaux afin de fournir un support technique aux utilisateurs, de résoudre les problèmes informatiques courants et de répondre aux questions.
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Installation et configuration : Être en mesure d'installer et de configurer des logiciels, des périphériques et des équipements informatiques tels que des ordinateurs, des imprimantes, des routeurs, etc.
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Gestion des systèmes et des réseaux : Avoir une compréhension des principes de base de l'administration des systèmes et des réseaux, y compris la configuration des utilisateurs, la gestion des droits d'accès, la sauvegarde des données, la sécurité, etc.
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Compétences en sécurité informatique : Avoir une connaissance des principes de base de la sécurité informatique, tels que la gestion des mots de passe, la protection contre les logiciels malveillants, la sensibilisation à la sécurité, la gestion des sauvegardes, etc.
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Compétences en gestion des données : Être capable de gérer et d'organiser les données de l'entreprise, y compris la sauvegarde, la récupération, la gestion des bases de données, etc.
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Compétences en documentation : Être capable de documenter les procédures, les configurations, les problèmes résolus et les bonnes pratiques pour faciliter la résolution future des problèmes et le partage des connaissances.
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Connaissance des processus de facturation : Avoir une compréhension approfondie des étapes et des procédures de facturation, depuis la création des devis et factures jusqu'à leur envoi et leur suivi.
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Compétences en logiciels de facturation : Être à l'aise avec l'utilisation de logiciels de facturation pour générer des devis et factures, gérer les paiements et produire des rapports financiers.
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Compétences en gestion de trésorerie : Être capable de gérer la trésorerie de l'entreprise, y compris la gestion des paiements, des encaissements, des prévisions de trésorerie et de la gestion des liquidités.
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Compétences en gestion des créances et des dettes : Être capable de gérer les comptes clients, de suivre les paiements et de relancer les impayés, ainsi que de gérer les comptes fournisseurs et les paiements à effectuer.
Équipe pédagogique
Formateurs agréé
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- vos compétences seront évaluées tout au long de la formation en contrôle continu. l'obtention du titre est soumis à un examen final qui comprendra une mise en situation finale avec une épreuve écrite de 4h, une épreuve Orale de 20Minutes, suivis d'un entretien technique de 25minutes et un entretien final de 15minutes.
- Feuille de présence
- Support des cours
- Livret d’accueil
- Questionnaire de satisfaction des formateurs en fin de formation par les apprenants.
- Questionnaire de satisfaction globale en fin de formation par les apprenants.
Ressources techniques et pédagogiques
- Exercices pratiques.
- Salle de formation lumineuse et climatisée.
- Ordinateurs, Ecran plasma, connexion Internet, Tableau blanc.
- Parking, ascenseurs et sanitaires PMR.
- Espace de restauration, café, eau…
Lieu
CAMPUSIUM
40 rue du Général Malleret Joinville 94400 Vitry sur Seine
Capacité d'accueil
Entre 5 et 20 apprenants
Accessibilité
Modalités d’accès : Les inscriptions à cette formation sont soumises à une étude de votre dossier de candidature et un entretien de motivation.
Délai d'accès : Octobre 2023